Integritetspolicy för rekrytering
Den här integritetspolicyn riktar sig till dig (”kandidaten”, ”du”) som deltar i rekrytering till lediga tjänster hos något av bolagen i SBAB-koncernen eller som förekommer i vår kandidatdatabas för att du visat intresse för framtida tjänster (gemensamt ”rekryteringsprocessen”).
I denna policy beskriver vi hur samtliga bolag i SBAB-koncernen (”vi” ”oss”) behandlar dina personuppgifter i rekryteringssammanhang samt vilka rättigheter du har i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter.
Vem är ansvarig för dina personuppgifter?
Rekrytering till specifik tjänst
Det bolag inom SBAB-koncernen som du har sökt en ledig tjänst till är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i samband med rekryteringen.
-
SBAB Bank AB (publ.), org. nr. 556253-7513.
-
SCBC (publ.), org.nr. 556645-9755.
-
Booli Search Technologies AB, org. nr. 556733-0567.
Kandidatdatabas
För en del av behandlingen är vi gemensamt personuppgiftsansvariga. Det innebär att vi tillsammans bestämt varför och hur dina personuppgifter ska hanteras. Detta gäller om du 1) tackat ja till att ligga i vår gemensamma kandidatdatabas för att bli kontaktad för framtida tjänster i hela SBAB-koncernen, dvs. inte endast för bolaget som du tidigare aktivt sökt till eller 2) utan att tidigare sökt en tjänst, själv valt att ”Connecta” med oss för att ingå i vår gemensamma kandidatdatabas.
Inom ramen för det gemensamma personuppgiftsansvaret har SBAB utsetts som en gemensam kontaktpunkt för alla frågor som rör SBAB-koncernens personuppgiftsbehandling. SBAB är också första kontaktpunkt vid ”rekrytering till en specifik tjänst”. Kontaktinformation finner du under ”Våra kontaktuppgifter” nedan.
Vilka personuppgifter behandlar vi och hur samlar vi in personuppgifterna?
Varifrån kommer uppgifterna?
Vi samlar in dina personuppgifter antingen direkt från dig eller från en tredje part. Direkt från dig samlar vi uppgifter som du lämnar i ansökan, när du väljer att ”Connecta” med oss för att ingå i vår gemensamma kandidatdatabas, fyller i mer information om dig själv eller när du kommunicerar med oss.
Vi samlar också in uppgifter från tredjeparter som bistår oss med rekryteringen, t.ex. externa rekryteringsfirmor. Vi kan även få dina kontaktuppgifter från någon som rekommenderar dig till SBAB-koncernen eller till en specifik tjänst, t.ex. från en av våra anställda.
Vi kan även inhämta vissa uppgifter från referenspersoner eller från offentliga källor såsom Facebook och Linkedin om det är relevant för rekryteringen. Detta kallas "Sourcing" och utförs manuellt av våra anställda. Vi samlar också in uppgifter automatiskt från Facebook och LinkedIn om du själv väljer att ansöka via dessa verktyg. Kontaktuppgifter till referenspersoner samlas in direkt från dig.
När uppgifterna samlas in från någon annan än dig får du alltid reda på det genom att vi kontaktar dig genom tjänsten eller meddelar dig muntligen.
Vilka personuppgifter kan komma att behandlas när du är kandidat hos oss?
- För- och efternamn
- Kontaktuppgifter, såsom e-post och telefonnummer
- Uppgifter i dokument (CV/betyg/intyg etc.) och fritextfält som du själv lämnat i tjänsten via vår webb.
- Intervjuanteckningar och omdömen
- Korrespondens mellan oss
- Referensers utlåtande
- Personnummer
- URL till Linkedin-profil
- IP-adress
- Information om dig som du har publicerad på sociala medier, exempelvis från LinkedIn.
Endast personuppgifter som är relevanta för rekryteringsprocessen samlas in och behandlas. SBAB kommer inte aktivt att samla in eller behandla känsliga personuppgifter.
Behandling av personnummer kommer endast att ske vid bakgrundskontroll. Du som kandidat bör med anledning av detta inte uppge ditt personnummer i ditt CV/din ansökan/Kandidatprofil. Om en bakgrundskontroll sker i samband med en rekryteringsprocess kommer du att informeras om att så kommer att ske och vi kommer i samband med det uppmana dig att lämna ditt personnummer till oss. Bakgrundskontrollen kan bland annat innebära att en kreditupplysning tas om dig.
Ändamål och rättslig grund för behandlingen
Hantera rekryteringsprocessen
Vi använder de uppgifter som vi har samlat in för att hantera rekryteringsprocessen, mer specifikt för att utvärdera din ansökan och för att matcha din profil mot lediga positioner. SBAB har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifter för att bedöma kandidaters lämplighet till en viss roll för att kunna ta ett beslut om anställning. Att behandla uppgifter om exempelvis kandidatens erfarenheter och utbildning är nödvändigt för detta ändamål. Om du erbjuds och accepterar anställning hos oss kommer en del av de personuppgifter som du lämnat till oss under rekryteringsprocessen bli en del av ditt anställningskontrakt.
I det fall en anställd på SBAB har rekommenderat dig kommer SBAB behandla dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning. Detta sker under den tid det tar från det att rekommendation inkommer till oss till det att du får information om att du rekommenderats och får möjlighet att själv göra en ansökan.
Om du väljer att ”connecta” och visar intresse att ingå i SBAB:s kompetensdatabas, har vi ett berättigat intresse av att tillgodose ditt önskemål om utskick för relevanta lediga tjänster samt för att kunna matcha din profil mot lämpliga tjänster.
För att kunna försvara mot rättsliga anspråk
Om du har sökt en specifik tjänst kan SBAB behöva spara personuppgifter om dig under viss tid efter avslutad rekryteringen. SBAB har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifterna efter det att rekryteringen avslutats för att kunna försvara sig mot rättsliga anspråk, exempelvis i diskrimineringstvister.
Framtida rekrytering
Du som kandidat kan i samband med en ansökan i en specifik rekryteringsprocess samtycka till att dina personuppgifter sparas för att SBAB ska kunna matcha dig mot framtida relevanta tjänster. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Om samtycket återkallas kommer dina personuppgifter inte längre behandlas för att kunna erbjuda dig relevanta tjänster. Om du återkallar ditt samtycke kommer SBAB inte längre att behandla dina personuppgifter för framtida rekrytering. SBAB kan dock behöva behandla dina personuppgifter för andra ändamål som nämns i denna integritetspolicy, exempelvis om dina uppgifter behövs för att kunna försvara sig mot eventuella rättsliga anspråk, exempelvis i diskrimineringstvister.
Genomföra bakgrundskontroller och lämplighetsprövningar
I samband med rekryteringsprocessen kan SBAB göra en bakgrundskontroll. Bakgrundskontrollen kan bestå i att en kreditupplysning tas om dig. Såsom bank har SBAB har ett berättigat intresse av att säkerställa att personalen som arbetar inom banken är lämplighetsprövad.
Utvärdera och följa upp rekryteringsprocessen
Vi behandlar dina uppgifter för att utvärdera och följa upp rekryteringsprocessen. Vi skickar ut en nöjdhetsundersökning där du får möjlighet att lämna omdömen och kommentarer om processen. Vi behandlar uppgifterna med stöd av en intresseavvägning. Vi har ett berättigat intresse av att utveckla och förbättra rekryteringsprocessen för att säkerställa en smidig rekryteringsprocess.
Uppgifter som behandlas för statistiska ändamål behandlas i ett avidentifierat format. Då uppgifterna inte kan användas för att identifiera en viss användare är dessa inte att anse som personuppgifter.
Hur länge vi behandlar dina personuppgifter
Personuppgifter om dig kommer att behandlas av oss så länge det är nödvändigt med hänsyn till ovan angivna syften och laglighetsgrunder.
Uppgifter som är relevanta för en specifik rekryteringsprocess, så som intervjuanteckningar och uppgifter från referenser sparas enbart så länge de är nödvändiga för processen i fråga (om du inte samtycker till att vi sparar dina uppgifter för framtida tjänster, se nedan) och därefter i upp till två år efter avslutad rekryteringsprocess. Detta för att vi ska kunna tillvarata vår rätt vid en eventuell diskrimineringstvist.
När du samtycker till att vi behandlar dina uppgifter för att i framtiden kunna erbjuda dig relevanta tjänster kommer vi att behandla dina uppgifter i två år eller fram till den tidpunkt då du återkallar ditt samtycke.
När du själv väljer att connecta med oss och vill ingå i kandidatdatabasen sparar vi dina uppgifter i två år.
Om vi fått dina uppgifter från en annan part, till exempel genom att en medarbetare i SBAB-koncernen rekommenderat dig till en viss tjänst, lagrar vi dina uppgifter i två månader. Om du inte efter två månader samtyckt till att ingå i vår kandidatdatabas eller sökt en specifik tjänst raderas uppgifterna.
Uppgifter som du lämnar i en nöjdhetsundersökning sparas i upp till två år.
Dina rättigheter
Det är viktigt för oss att du känner till de rättigheter du har som individ. Du har följande rättigheter när SBAB behandlar dina personuppgifter:
- Du har rätt att få reda på om vi behandlar dina personuppgifter och att få en kopia på dina personuppgifter som vi behandlar, ett så kallat registerutdrag.
- Om du anser att banken har felaktiga eller ofullständiga uppgifter om dig kan du begära att vi rättar eller kompletterar uppgifterna.
- Du kan invända mot behandlingen när vi behandlar dina uppgifter med stöd av en intresseavvägning.
- I den utsträckning vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke har du rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke till fortsatt behandling. Sådant återkallande innebär i regel att vi raderar dina personuppgifter såvida vi det inte finns några andra lagliga grunder för behandlingen.
- Du kan begära radering av dina personuppgifter. Du har rätt att få dina personuppgifter raderade i vissa situationer, till exempel när behandlingen inte längre är nödvändig för de syften de samlades in för. Observera att SBAB-koncernen kan ha skäl att behålla uppgifterna, till exempel för att kunna försvara sig mot rättsliga anspråk. I så fall kan uppgifterna inte raderas.
- Du kan begära begränsning av behandlingen. I vissa fall kan du ha rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter. När behandlingen har begränsats kommer dina personuppgifter endast lagras, och inte behandlas vidare. Om du till exempel anser att personuppgifter är felaktiga, har du rätt att begränsa behandlingen av dessa ifrågasatta uppgifter under tiden som uppgifternas riktighet kontrolleras.
Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke eller om du har lämnat uppgifterna med anledning av ett avtal har du rätt att begära ut uppgifterna i ett maskinläsbart format så att du kan överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.
Din begäran och/eller invändning enligt ovan prövas av SBAB i det enskilda fallet. I vissa fall kan SBAB inte radera uppgifter, eller begränsa behandlingen av dessa på grund av att SBAB har en rättslig skyldighet att spara uppgifterna. I förekommande fall kommer SBAB att informera dig om detta.
Vill du som kandidat nyttja någon av dina rättigheter ovan kan du ta kontakt med SBAB på e-postadress: (dataskydd@sbab.se) eller på postadress: SBAB, Att: Dataskydd, Box 1012, 651 15 Karlstad.
Vilka kommer att få tillgång till dina personuppgifter?
Dina personuppgifter kommer att hållas tillgängliga för auktoriserad personal inom SBAB, bland annat HR-avdelningen och cheferna för den utlysta tjänsten. Vi kommer inte att sälja eller på annat sätt överföra dina personuppgifter till en tredje part.
SBAB kan dock komma att dela dina personuppgifter med en annan extern part under rekryteringsprocesser:
- våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra givna instruktioner och för våra bestämda ändamål. Exempelvis använder vi Teamtailors rekryteringsverktyg.
- myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut.
Överföring av personuppgifter till tredje land
Dina personuppgifter behandlas som utgångpunkt inom EU/EES. I de fall att vi behöver överföra dina personuppgifter till ett tredjeland kommer vi att vidta lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa att dina rättigheter och friheter tillvaratas och behandlas lika säkert som hos oss. Detta innebär att de personuppgifter som vi behandlar om dig inte kommer att överföras utanför EU om det inte finns ett adekvat beslut av Europeiska kommissionen (artikel 45 i GDPR) eller att det har upprättats lämpliga och adekvata skyddsåtgärder som garanterar säkerheten och skyddet av dina personuppgifter, såsom standardavtalsklausuler (artikel 46 i GDPR).
Aggregerad information
Vi kan komma att dela aggregerad information till tredje part. Den aggregerade informationen har då sammanställts från information som samlats in genom rekryteringsverktyget och kan exempelvis bestå av statistik över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av tjänsten. Aggregerad information innehåller inte någon information som kan användas för att identifiera en viss individ och utgör därmed inte personuppgifter.
Cookies
När du använder rekryteringsverktyget kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i din enhet, såsom dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot rekryteringsverktyget. Vi använder cookies för att underlätta din användning av rekryteringsverktyget samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om din användning av rekryteringsverktyget. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra rekryteringsverktyget. Informationen som inhämtas från cookies kan även utgöra personuppgifter. Läs mer om hur SBAB behandlar Cookies på (cookies).
Du kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i din enhet.
Kontakt och klagomål
För frågor eller ytterligare information om vår hantering av personuppgifter kan du kontakta vårt dataskyddsombud på e-postadressen (dataskydd@sbab.se) eller via post, SBAB, Att: Dataskydd, Box 1012, 651 15 Karlstad.
Om du har frågor avseende rekryteringsprocessen eller om tjänsten du söker hänvisar vi till de kontaktvägar som står angivna i rekryteringsannonsen.
Du har även möjlighet att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten
Integritetsskyddsmyndigheten, om du anser att behandlingen av personuppgifter strider mot aktuell personuppgiftslagstiftning.
